Günümüzün rekabetli iş dünyasında, firmalar kendilerinin tanıtımını yapmak için birçok yol izlerler. Çeşitli yerlere reklam vermek bunun bir örneği olabileceği gibi şirket yazışmalarında veya şirketin verdiği promosyon ürünlerde antetli kağıt kullanımı da bunun bir diğer örneğidir.
Cepli dosyalar ise yine antetli kağıtlar gibi şirketlerin kullanmayı tercih ettikleri bir diğer hem kullanım açısından pratik hem de firma tanıtımına yardımcı ürünlerdir. Cepli dosyalar temelde firmaların müşterilerine teklif verirken ya da iş tanıtımları yaparken kullanmaları için tasarlanmışlardır.
Aynı zamanda bir sunum aracı olarak da kullanılan cepli dosyalar, firmaların kendilerine özgü bir biçimde tekliflerini sunabileceği, bültenlerini veya şirket kataloglarını ilgili yerlere iletebileceği araçlardır.
Bu dosyalar adlarından da anlaşılacağı gibi özel cepli bölmelere sahiptirler. Bu cepli bölmeler firmalar kişisel isteklerine göre tasarlanırlar. Firmalar bu bölmelere şirketlere ait çeşitli dokümanları yerleştirebileceği gibi aynı zamanda şirketin kartvizitini veya tanıtım CD’sini de yerleştirebilirler. Böylece müşteriler için de dosyayı inceledikten sonra ilgili kişiye ulaşmaları kolaylaşmış olur.
Cepli Dosyanın Kurumsal Hayatta KullanımıCepli dosyaların firmalar açısından olumlu olan pek çok özelliği vardır. Öncelikle bu dosyalar firmaların istekleri üzerine özel olarak tasarlandıkları için firmayı temsil eden bir belge niteliği taşırlar. Şık ve özenilmiş bir tasarımlarının olması firmayı müşterilerin gözünde çok daha prestijli hale getirecektir. Ya da bu dosyalarda daha eğlenceli ve dinamik tasarımların kullanılması firmanın hareketli, canlı, genç ve dinamik bir yapısının olduğunu gösterecektir ki bu bazı müşteriler için tercih sebebi olabilir.
Cepli dosyaların firmaya özgü bir tasarımdan oluşması, bu dosyaları doğal reklam aracı haline getirir. Şirketler reklam yapmak için ekstradan masraflar ödemeyecekleri gibi, müşteriler için de daha sonra ihtiyaçları olduğunda firmaların akıllarına gelmesinde yardımcı olacaktır.
Cepli dosyalar aynı zamanda içlerinde sunulacak materyallerin düzenli ve organize bir şekilde bir arada durmalarına da imkan sağlarlar. Karışık ve kullanılması, taşınması zor olan hiçbir dosya müşterilerin gözünde firma adına olumlu bir izlenim oluşmasına yardımcı olmaz. Aksine bu durum firmaların yeterince organize olamadığının bir göstergesi kabul edilip firmalarda, müşterinin gözünde bir itibar kaybına neden olabilir.
Tabii ki cepli dosyaların tasarımı da çok önemlidir. Kullanılacak alana göre, içlerine konulacak materyallerin ağırlıklarına ve ebatlarına göre dosyaların tasarımları da farklılık gösterir. Bu dosyalar yerine göre tek cepli, iki cepli ya da kendinden cepli olabilecekleri gibi dosyaların kesimleri ve ebatları da özel olarak tasarlanabilir. Detayların ince ince düşünüldüğü bir tasarım hazırlanması hem kurumun saygınlığını arttıracak hem de müşterilerde olumlu bir izlenim bırakacaktır.
Özellikle kurumsal dosyalar hazırlanırken dosyaların, firmanın kurumsal kimliğini yansıtacak renk ve desende hazırlanmaları önemlidir. Bu tarz tasarımlar hazırlanırken, rakip firmaların tasarımlarına benzememesine özellikle dikkat edilmeli, akılda kalıcı ve basit tasarımlara yer verilmelidir.