Birçok firmanın kurumsallık yarışına girdiği iş dünyasında, firmalar olabilecek her alanda kendi isimlerinin duyulması ve kendi varlıklarının hatırlanması çabasına girdiler. Bu çabaların sonucunda da kendilerini özellikle dış yazışmalarında ve firma dışı işlerinde kullandıkları her türlü materyale kendilerini temsil edecek bir çeşit imza atmakta buldular.
İlk olarak antetli kağıtlar, hem posta hem de elektronik posta yoluyla yapılan her türlü iletişimde firma içi ve dışında kullanılmaya başlandı. Ancak firmanın logosu, ismi ve adres bilgilerini üzerlerinde bulunduran antetli kağıtlar gittikleri zarf içinden çıkarılana kadar istenen etkiyi veremiyordu. Bunun çözümü olarak firmalar diplomat zarf dediğimiz zarfları kullanmaya başladılar.
Diplomat zarflar firmaların şirket içi veya dışı resmi yazışmalarında kullandıkları zarf çeşidi olmaya başladı. Tıpkı antetli kağıtlarda olduğu gibi firmalar diplomat zarfların üzerlerine de kendi logolarını veya adres bilgilerini hatta eğer var ise sloganlarını bastırabiliyorlar. Bu da firmaların yaptığı yazışmaların ayrı bir resmiyet ve kurumsallık kazanmasına neden oluyor.
Diplomat zarflar firmalar tarafından dört farklı model şekilde tercih edilebiliyorlar. Bu modellerden ilki düz model. Düz model diplomat zarflar klasik bir zarf şeklinde olup üzerinde firmanın bilgilerinin ve logosunun bulunduğu modellerdir. Kullanıldığında, müşterilerin gözünde hem klasikliğinden ödün vermeyen hem de kullanımıyla yeni trendlere ayak uyduran bir firma izlenimi çizebilir. Diğer bir model ise pencereli model olarak geçer. Bu tip diplomat zarflar ise artık evlerimiz önünde görmeye alışık olduğumuz ve genellikle bankalar tarafından tercih edilen zarflardır. Bu zarflar, içerisindeki evrakın kime ait olduğu bilgisinin görünmesine izin verdiği için kullanışlıdırlar. Ayrıca bu modellere ek olarak tercihe göre diplomat zarflar normal tutkallı veya silikon bantlı şeklinde iki yarı modelde kullanılabilirler.
Firmaların yazışmalarında bu tip diplomat zarfları seçmesi firma açısından da iyi olacaktır. Bunun nedenlerinden ilki, yazışmalarda diplomat zarflar kullanıldığında, bu yazışmalara daha resmi bir hava vererek müşteriye kendisi için özenildiği izlenimi verecektir. Bu durumda firmanın müşteri gözünde prestijinin artmasını sağlar.
Bir diğer konu ise, kurumlar arası resmi yazışmalarda bu zarfların kullanılması firmalara çok daha kurumsal bir hava katacaktır. Bu da karşılıklı olarak saygı ve saygınlığın artmasına neden olacaktır ki günümüz iş dünyasında saygınlığın tartışılmaz yeri ve önemi düşünüldüğünde çok küçük birer ayrıntı gibi görünseler de diplomat zarfların kullanılması epey avantajlı olacaktır
Aynı zamanda diplomat zarflar üzerlerinde firmaların kendilerince tasarladıkları kendi logo ve adres bilgilerini bulundurduklarından her firma için farklıdır. Bu nedenle bu tür zarfların kullanımı firmalara farklılık kazandırmış olur.
Farklı tasarımlarla zenginleştirilmiş diplomat zarflar müşterilerin firmalara bakış açılarını da oldukça etkilemektedirler. Müşteriler farkında olsun ya da olmasınlar kendilerine özel olarak gönderilen bu zarfları henüz açmadan nereden geldiklerini hatırlayabileceklerdir. Bu da herhangi bir ihtiyaç anında firmaların müşterilerin aklına gelmesinde kolaylık sağlayacaktır.
Sonuç olarak diplomat zarflar hem firmaların kurumsallığının bir sembolü olarak görülmekte hem de firmaların resmi kurumsal yapılarına bir katkı sağlamaktalar. Ayrıca hitap ettikleri kişilerin kendilerini özel hissetmelerine neden olarak, firmaların çok daha akılda kalıcı olmasını da kolaylaştırırlar.
Diplomat zarflar klasik olabilecekleri gibi yaratıcı tasarımlara da mecra olabilirler. Diplomat zarf tasarım örneklerine ilham almak için göz atabilirsiniz.